مكتبة المحاسب...............متجددة بعون الله

[جبال_الكور]

هذة المكتبة خاصة بطلاب المحاسبة ومن اراد الفائدة
مواضيع محاسبية فقط

بسم الله الرحمن الرحيم

تعريف المحاسبة:

هناك تعاريف للمحاسبة تختلف بأختلاف وجهات النظر اليها بأعتبارة تعتمد على جانبين علمي وتطبيقي.

فهناك من عرفها بأنها"فن تسجيل وتصنيف وتلخيص الاحداث الاقتصادية ,

وهناك من عرفها بأنها"العلم الذي يبحث في طرق تسجيل وتبويب وتحليل المعاملات المالية المختلفة للمنشأة لخدمة أغراض معينة,

كما عرفتها جمعية المحاسبة الامريكية على أنها:"العملية التي يتم بها تحديد وقياس وتوصيل معلومات إقتصادية تساعد مستخدمي هذة المعلومات في اتخاذ قرارات إقتصادية سايمة"
يتبع

[جبال_الكور]

الدورة المحاسبية
مستندات
تسجيل
يومية
ترحيل
أستاذ
تلخيص
ميزان المراجعة
التسويات الجردية
قائمة الدخل قائمة المركز المالي

النظام المحاسبي (المقومات )
تعريف النظام المحاسبي:
هي خطة تمثل مجموعة من الإجراءات والخطوات الخاصة بالجانب التطبيقي للمحاسبة والتي تساعد على اتمام الوظائف الرئيسية للمحاسبة في حصر وتسجيل وتصنيف وتلخيص نتائج العمليات المالية في شكل قوائم مالية بشكل يكفل تحقيق الأهداف التي تسعى اليها المحاسبة.
مقومات النظام المحاسبي:
1- المستندات (الوثائق) 2- الدفاتر 3- التقارير المالية
يتبع

[جبال_الكور]

1- المستندات (الوثائق):
المستند هو وثيقة يستفاد منها كدليل موضوعي مؤيد لحدوث معاملة مالية مثل الشيكات والفواتير والإيصالات.
والمستندات أنواع فمنها الداخلية وهي المحررة بمعرفة المنشأة مثل صورة فاتورة البيع والخارجية هي المحررة بمعرفة الغير مثل أصل فاتورة الشراء.
وتعتبر المستندات ذات أهمية لأنها دليل إثبات في حالة نشوء منازعات قضائية بين المنشأة والغير، وهي أساس القيد في الدفاتر المحاسبية كما يتم استخدامها في أثناء عملية مراجعة الحسابات.

- الدفاتر (السجلات):
وتنقسم الدفاتر الأساسية إلى نوعين وهما:
أولا: دفتر اليومية:
وهو الدفتر الذي تقيد فيه العمليات المالية للمنشأة وفقا لقاعدة القيد المزدوج أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.
ويتم التسجيل في دفاتر اليومية وفقا للخطوات التالية:
- كتابة التاريخ
-كتابة اسم الحساب المدين في خانة البيان على السطر الأول من القيد (في أقصى اليمين) مع المبلغ
-كتابة اسم الحساب الدائن في خانة البيان على السطر الثاني من القيد (في أقصى اليسار) مع المبلغ
- إعطاء شرح مختصر لكل عملية بعد كل قيد
- ترك سطر دون كتابة بعد كل قيد لتحقيق استقلال ووضوح كل قيد عن غيره من القيود
- التأكد من تساوي المبالغ المدينة مع المبالغ الدائنة

شروط دفتر اليومية :
1-يتم تسجيل العمليات أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها
2-يتم ترقيم صفحاته بأرقام متسلسلة
3-لا يتم فيه أي كشط أو مسح أو شطب

4-لا تترك فراغات بين طرفي القيد ،أو بين العمليات ، ولا تحشر الكتابة بين السطور

[جبال_الكور]

ثانيا: دفتر الأستاذ:
هو سجل ترحل إليه (تنقل إليه) جميع العمليات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية حيث يتم تجميع العمليات المتجانسة والتي من نوع واحد في حساب واحد.

الترحيل:هو نقل القيود من دفتر اليومية العامة إلى دفتر الأستاذ العام.

خطوات الترصيد للحساب :
1- يجمع جانب منه وجانب له ( يوضع فوق الحساب )
2- نضع خط ونترك فراغ ثم خطين في عمود المبلغ لكلا جانبي حساب الأستاذ في آخر سطر من الحساب مع ملاحظة ترك سطر واحد فاضي
3- نضع مجموع الجانب الأكبر في أسفل الحساب في الجانبين بين الخطين الذين سبق وضعهما
4- نوجد الفرق بين مجموع جانب منه وجانب له
5- نضع الفرق في الجانب الأقل من الحساب في السطر الذي سبق تركه فاضي
6- رصيد الحساب يتبع الجانب الأكبر
·رصيد الحساب: هو الفرق بين مجموع قيم العمليات في الجانب المدين ومجموع قيم العمليات في الجانب الدائن من الحساب، والرصيد هو الجانب المتمم للجانب الأقل سواء الجانب المدين أو الدائن.
·رصيد مدين: يكون رصيد الحساب مدين إذا كان مجموع الجانب المدين > من مجموع الجانب الدائن
·رصيد دائن: يكون رصيد الحساب دائن إذا كان مجموع الجانب الدائن > من مجموع الجانب المدين
·الحساب بدون رصيد: يكون الحساب بدون رصيد إذا كان مجموع الجانب المدين = مجموع الجانب الدائن ويسمى في هذه الحالة
بالحساب المقفل، أما الحسابات التي لها رصيد فتسمى حسابات مفتوحة.
·الحسابات ذات الطبيعة المدينة: مثل حـ/ الأصول والمصروفات تكون أرصدتها مدينة.
·الحسابات ذات الطبيعة الدائنة: مثل حـ/الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات أرصدتها دائنة.

تنقسم الحسابات في المحاسبة من حيث طبيعتها إلى نوعين :
1- حسابات مدينة : عندما تزيد تكون طرف مدين في القيد وعندما تنخفض
تكون طرف دائن في القيد .( مثال : الأصول ،
والمصروفات ، والخسائر )
2- حسابات دائنة : عندما تزيد تكون طرف دائن في القيد وعندما تنخفض
تكون طرف مدين في القيد .(مثال : الخصوم والإيرادات )

- ميزان المراجعة:
هو عبارة عن كشف أو قائمة يظهر فيه أرصدة الحسابات المفتوحة بدفتر الاستاذ.

يوجد طريقتان لإعداد ميزان المراجعة:
ميزان المراجعة بالمجاميع: كشف او قائمة بمجاميع الجانب المدين والدائن لكل حساب من الحسابات المفتوحة في دفتر الاستاذ
ميزان المراجعة بالأرصدة: كشف أو قائمة بالأرصدة المدينة والدائنة لكل حساب من الحسابات المفتوحة في دفتر الاستاذ.
ملاحظة: لا يشترط تساوي مجموع الميزان بالأرصدة مع مجموع الميزان بالمجاميع، ولكن يجب تساوي جانبي الميزان في كل حالة على حدة وإلا اعتبر مؤشرا لوجود واحد او أكثر من الأخطاء المحاسبية.

[جبال_الكور]

ما هى أهم المصطلحات العلمية التى سيتم تداولها فى شرحنا للمحاسبة المالية ؟


المعاملة المالية
الأصل ( الأصل الثابت - الأصل المتداول - الأصول الأخرى )
حقوق الملكية
الخصوم
المبيعات
المشتريات
المصروفات وتشمل م التأسيس - م الإدارية - م التشغيل - م البيع والتوزيع -م التمويل
قيود اليومية
دفتر اليومية العامة
دفتر الأستاذ العام
حسابات الأستاذ
ميزان المراجعة
المروفات المقدمة
المصروفات المستحقة
الآيرادات المقدمة
الإيرادات المستحقة
مردودات المبيعات
مردودات المشتريات
الخصم المسموح به - خصم تعجيل الدفع
الخصم التجارى
الخصم المكتسب
المخصصات
الاحتياطيات
الإهلاكات
مجمع الآهلاك
الجرد والتسويات الجردية
السنة المالية
حساب المتاجرة
حساب التشغيل
حساب تكلفة المبيعات
حساب الأرباح والخسائر
قائمة الدخل
الميزانية العمومية


وسوف نتناول تعريف كل مصطلح من المصطلحات السابقة حال تعرضنا له فى الشرح


ونبدأ معكم اليوم بأول لبنة فى بناءنا وهى المعاملة المالية


ما هى المعاملة المالية ؟


يقصد بالمعاملة المالية كل عملية ذات قيمة مالية تقوم بها المنشأة وتؤثر على ما لها من أصول أو ما عليها من التزامات / خصوم


الأصول ، الالتزامات/الخصوم ! ما هو المقصود بالأصول ؟ وما هو المقصود بالالتزامات /الخصوم ؟


يقصد بالأصول فى تعريفها المبسط كل ما تقوم المنشأة بامتلاكه وكل ما يمثل حق للمنشأة


لدى الغير


وتنقسم الأصول بحسب طبيعتها ومدة انتفاع المنشأة بها إلى


الأصول الثابتة : وهى كل أصل ملموس تقوم المنشأة بامتلاكه بهدف الانتفاع به على المدى الطويل لعمر المنشأة .
وقد اختلفت الآراء فى المدة التى يجب أن تستفيد المنشأة من الأصل حتى يصنف على أنه أصل ثابت ولكن يفضل ألا تقل مدة استفادة المنشأة من الأصل عن ثلاث سنوات مالية مثال ذلك :
الأراضى التى تمتلكها المنشأة بهدف الانتفاع بها
المبانى التى تنشأها أو تتملكها المنشأه بهدف استغلالها فى الأنشطة الانتاجية أو التسويقية
أو الإدارية
الآلات والمعدات التى تستخدمها المنشأه فى التشغيل
السيارات التى تستخدمها المنشأة سواء لنقل العاملين أو لاستخدام الإدارة أو لنقل البضائع
الأجهزة الكهربية والمكتبية وأجهزة التكييف التى تملكها المنشأة لاستخدامها
الأثاثات والتجهيزات التى بامتلاكها المنشأة لاستعمالها


الأصول المتداولة :


ويقصد بها كل أصل تقوم المنشأة باقتنائه وذلك بهدف استخدامه خلال السنة المالية وكل حق ينتج للمنشأة قبل الغير ومثال ذلك :
البضاعة
النقدية بالصندوق
النقدية بالبنوك
أوراق القبض - الشيكات والكمبيالات المسحوبة لصالح المنشأة
العملاء
أى تأمينات للمنشأة قبل الغير
أى حقوق أخرى للمنشأة قبل الغير سواء من داخل المنشأة مثل العهد النقدية أو سلف
العاملين أو الرصيد المدين للشركاء ......الخ


الأصول الأخرى


وهى عبارة عن الأصول غير الملموسة ومثال ذلك :


مصروفات التأسيس
مصروفات سابقة على بدء النشاط
قيمة براءات الاختراع وشهرة المحل


هذا شرح مبسط للأصول وأى استفسار عن أى منها سوف نرد عليه بإذن الله


ماذا عن الخصوم / الالتزامات ؟


يقصد بالخصوم / الالتزامات كل حق مالى على المنشأة للغير، فإذا كان هذا الحق للشركاء أو المساهمين ويتعلق برأس المال أو الأرباح المحجوزة - الاحتياطيات - سمى حقوق الملكية ، أما إذا تعلق هذا الحق بالغير أو بالحساب الجارى الدائن للشركاء فإنه يسمى التزام
وفى هذه الحالة فإنه يتم تقسيم الالتزامات تبعا لمدة الوفاء بها إلى قسمين


التزامات طويلة الأجل
وهى الالتزامات التى يتم الالتزام بسدادها للغير على أكثر من سنة مالية ومثال ذلك القروض طويلة الأجل


التزامات قصيرة الأجل - متداولة - وهى الالتزامات التى تلتزم المنشأة بسدادها خلال السنة المالية ، مثال ذلك الموردين - أوراق الدفع وهى الشيكات والكمبيالات التى تم سحبها على المنشأة للغير - حساب البنك سحب على المكشوف - تأمينات للغير قبل المنشأة


وهكذا نكون قد تعرضنا لتعريف الخصوم / الالتزامات بشرح مبسط وأى استفسارات سنقوم بالرد عليه بإذن الله

والآآآآآآآآآآآآآن لنا عودة لشرح المعاملة المالية

كما سبق أن أوضحنا فإنه يقصد بالمعاملة المالية كل عملية ذات قيمة مالية تقوم بها

المنشأة وتؤثر على ما لها من أصول أو ما عليها من التزامات / خصوم

تحليل المعاملة المالية

يقصد بتحليل المعاملة المالية تحديد الطرف الدائن والطرف المدين لهذه المعاملة
وهنا أحب أن أنبه إلى أن الطرف المدين بالنسبة لنا هو الطرف الذى أخذ القيمة وتربطه
بالمنشأة صفة ، وقد يصبح الطرف المدين طرفا دائنا فى معاملة أخرى والعكس صحيح

وكذلك فإن الطرف الدائن هو الذى أعطى القيمة وتربطه بالمنشأة صفة

وأود أن أشير إلى أن المعاملة المالية لا بد أن يكون لها هذان الطرفين ، كما أن كل طرف

من طرفيها قد يكون حساب واحد أو أكثر من حساب

والآن سنضرب مثلا لبعض المعاملات المالية وسنقوم بتحليلها وبيان أطرافها

المثال الأول : قيام المنشأة بشراء سيارة بمبلغ 100000 جم وسداد ثمنها نقدا
المثال الثانى قيام المنشأة بشراء بضاعة بمبلغ 70000 جم تم سداد مبلغ 20000 جم بشيك والباقى على الحساب
المثال الثالث:قيام المنشأة بصرف رواتب العاملين بمبلغ 12000 جم
المثال الرابع: قيام المنشأة بسداد مبلغ 5000 جم لأحد الموردين سبق الشراء منه على
الحساب
المثال الخامس: قيام المنشأة ببيع بضاعة بمبلغ 20000 جم على تم تحصيل 5000 جم
نقدا والباقى على الحساب
المثال السادس: قيام المنشأة بتحصيل مبلغ 9000 جم من أحد العملاء سبق البيع له على الحساب

التحليل
المثال الأول : قيام المنشأة بشراء سيارة بمبلغ 100000 جم وسداد ثمنها نقدا
الحالة الأولى : بافتراض أن نشاط المنشأة شراء وبيع السيارات

فى هذه الحالة فإن السيارة التى تم شرائها تمثل بضاعة / مشتريات وتعتبر إضافة لهذا الأصل ومن ثم فإن حساب المشتريات يصبح هو الطرف المدين بقيمة السيارة
أما الطرف الدائن فحيث أنه تم سداد هذه القيمة نقدا فإن الطرف الذى أعطى القيمة هو الصندوق ويصبح هو الطرف الدائن

الحالة الثانية : بافتراض أن نشاط المنشأة ليس شراء وبيع السيارات ، فى هذه الحالة فلإن السيارات المشتراه تمثل أصول ثابتة وتزيد الأصول بمقدارها وتعتبر الأصول الثابتة هى الطرف المدين أما الطرف الدائن فيظل كما هو الصندوق

المثال الثانى قيام المنشأة بشراء بضاعة بمبلغ 70000 جم تم سداد مبلغ 20000 جم بشيك والباقى على الحساب :
فى هذا المثال نجد أن البضاعة المشتراة تعتبر هى التى أخذت القيمة حيث أن المنشأة تتحمل قيمتها نتيجة عملية الشراء وبالتالى تصبح المشتريات أو البضاعة المشتراه هى الطرف المدين .
أما الطرف الدائن فيتمثل فى حسابين

الحساب الأول يتمثل فى الصندوق حيث تم سداد مبلغ 20000 جم من الصندوق
الحساب الثانى يتمثل فى المورين حيث زادت دائنية المورد بباقى قيمة البضاعة

المثال الثالث:قيام المنشأة بصرف رواتب العاملين بمبلغ 12000 جم:

فى هذا المثال نجد أن مصروفات المنشأة قد زادت بمبلغ 12000 جم قيمة الرواتب وبالتالى تصبح المصروفات _ حسب نوعها ـ هى الطرف المدين
أما الطرف الدائن فيمثله الصندوق حيث تم السداد نقدا .

المثال الرابع: قيام المنشأة بسداد مبلغ 5000 جم لأحد الموردين سبق الشراء منه على الحساب

فى هذا المثال نجد أن المنشأة قامت بسداد مبلغ 5000 جم لمورد ، وحيث أن السداد تم للمورد فإن المورد يصبح مدينا بالقيمة حيث يتم تخفيض دائنية المورد بما تم سداده له ، أما الطرف الدائن فيكون الصندوق حيث تم السداد نقدا .

المثال الخامس: قيام المنشأة ببيع بضاعة بمبلغ 20000 جم ، تم تحصيل 5000 جم نقدا والباقى على الحساب:

فى هذا المثال نجد أن المنشأة قامت ببيع بضاعة وتحصيل 5000 جم نقدا والباقى على الحساب وبالتالى فإن الطرف المدين ينقسم إلى حسابين
الحساب الأول ويتمثل فى الصندوق بقيمة 5000 جم التى تم تحصيلها نقدا
الحساب الثانى ويتمثل فى حساب العميل الذى زادت مديونيته بباقى قيمة البيع

أما الطرف الدائن فيتمثل فى حساب المبيعات حيث تعتبر هى السبب فى هذا الإيراد الداخل للمنشأة

المثال السادس: قيام المنشأة بتحصيل مبلغ 9000 جم من أحد العملاء سبق البيع له على الحساب :

فى هذا المثال نجد أن المنشأة قامت بتحصيل مبلغ 9000 جم من أحد العملاء ، وفى هذه الحالة فإنه قد تم إضافة مبلغ 9000 ج لحساب الصندوق وبالتالى يصبح هو الطرف المدين ، أما الطرف الدائن فيتمثل فى حساب العميل الذى قام بالسداد وبالتالى تخفض مديونيته بالمبلغ المسدد

إخوانى الأعزاء

لعلى لا أكون أطلت عليكم فى الشرح ولكنى أردت أن أوضح بشئ من التفصيل عملية التحليل للمعاملة المالية وذلك نظرا لأهميتها لما سوف يبنى عليها من عمليات محاسبية

والآن أقدم لكم طريقة أخرى للتعرف على طرفى المعاملة المالية وذلك فى ضوء تعريفنا السابق لكل من الأصول والمصروفات والمشتريات وحقوق الملكية والخصوم

أصل / مشتريات / مصروفات زادت ( عن طريق شراء أصل – شراء بضاعة – سداد مصروفات ) يصبح حسابها مدين .

أصل / مشتريات / مصروفات نقصت ( عن طريق بيع أصل – رد مشتريات – استبعاد مصروف سبق سداده بالزيادة أو توجيهه بالخطأ ) يصبح الحساب دائنا

حق ملكية / مبيعات - إيرادات / التزام زاد ( عن طريق زيادة رأس المال أو تحقيق أرباح – بيع بضاعة أو تحقيق إيراد خدمات – شراء بضاعة أو أصول أو استقضاء خدمات على الحساب ) يصبح الحساب دائن

حق ملكية / مبيعات - إيرادات / التزام نقص ( عن طريق تخفيض رأس المال أو توزيع أرباح – رد مبيعات – سداد للموردين أو الدائنين ) يصبح الحساب مدين .

كل ما سق كان شرح بسيط عن بدايات المحاسبة وانشاء الله نلحق بة شروحات اخرى

[جبال_الكور]

أمير حسين
تمثل المحاسبة عن المخزون بالغ الأهمية بالنسبة للشركات التجارية ، و ذلك لأن قيمة المخزون و تكلفة المبيعات تبرز كأهم عناصر القوائم المالية ، و تعتبر قدرة الشركة على تقييم المخزون و تكلفة البضاعة المباعة بصورة دقيقة حجر الأساس لنجاح هذه الشركات في تعظيم العائد على الاستثمار.
تستطيع أجهزة الحاسب القيام بعمليات حسابية معقدة على كم ضخم من البيانات بسرعة هائلة مما يوفر إمكانية تطوير برمجيات متخصصة تستطيع الوصول إلى قيم شديدة الدقة تتعلق بالمخزون و تكلفة المبيعات ، لذلك فقد أدرجت برمجيات إدراة الأعمال و منذ نشأتها أجزاءاً تختص بتقييم المخزون و تكلفة المبيعات.
للأسف فإن أهم ما يعيق الاستفادة الكاملة من برمجيات إدراة الأعمال بهذا الموضوع هو وجود فجوة عميقة بين ما استقرت عليه الاعراف لدي المحاسبين من كيفية تقييم المخزون و بين ما يمكن أن تقدمه الحاسبات من تطوير يؤدي إلى معلومات أكثر دقة و أكثر سرعة. فمعظم أكاديميات المحاسبة الكلاسيكية قد تم تطويرها مع مراعاة الإمساك اليدوي للدفاتر بكل الحدود التي يفرضها هذا الإمساك اليدوي من محدودية قدرة البشر على معالجة البيانات إذا ما قورنت بقدرة اجهزة الحاسب الحديثة بسرعاتها العالية. و رغم أن الدراسات المحاسبية الأكاديمية قد استجابت مؤخراً للمعطيات الجديدة و بحيث نشأت دراسات أكاديمية حديثة لا تلقي بالاً لمحدودية العنصر البشري و طورت نظما تأخذ امكانات الحاسبات بالاعتبار ، رغم ذلك ظل يظل التطبيق الفعلي لهذه الدراسات و الأساليب بالوحدات المحاسبية محدوداً إذا ما قورن بالأساليب العتيقة المصممة خصيصاً للنظم اليدوية. و ربما كان السبب الرئيسي لتأخر و ندرة تطبيق هذه الطرق و الأساليب الحديثة هو كون معظم متخذي القرار بالشركات ممن لم يعاصروا تقديم هذه المناهج الجديدة بالجامعات و المعاهد ، و بالتالي ينظرون اليها نظرة شك و ريبة ، بل و في كثير من الأحيان يقاومون تطبيقها بشركاتهم رغم الفائدة الواضحة التي تعود على من يستخدمها. و الأكثر من ذلك أن هذه المقاومة استجاب لها الكثير من مطوري برمجيات إدارة الاعمال و ذلك بتطوير منتجات تحاكي النظم اليدوية -بكل عيوبها- كي يستطيعون تسويق هذه المنتجات لمستخدمين يقاومون التطوير و التقدم ، و بالتالي أصبحنا كمن نجح بصنع طائرة تستطيع التحليق و قطع مسافات شاسعة بسرعات هائلة ، ثم استخدمناها بديلاً للسيارة و قدناها على الطرق لأننا نخاف الطيران!

المخزون الدوري و المخزون المستمر

من هو أمير حسين؟

اشترك في تأسيس قسم تطوير البرمجيات بأجيال عام 1990 ثم عمل مديراً لفرع الكويت منذ 1996 و حتى عام 2000 قبل أن يترقى لمنصبه الحالي كمدير للتطوير ، كما يشغل أيضاً منصب مدير فرع القاهرة.
إضافة لذلك فهو أحد أعضاء مجلس ادارة شركة أجيال لنظم المعلومات منذ 1998.
استقرت الاعراف المحاسبية لمدة طويلة على اعتماد طريقة المخزون الدوري Periodic Inventory لتقييم المخزون. هذه الطريقة بطبيعتها تقريبية و أهم ما يعيبها هو كونها تفترض أن التغير في المخزون ناتج عن حركة المبيعات ليس إلا ، كما يعيبها أيضاً نظرتها الكلية لتكلفة المبيعات على مستوى السنة المالية و هي بذلك قد تقوم بإخفاء تفاصيل غالباً ما تكون حساسة عن الربحية و سرعة دوران رأس المال للأصناف صنفاً بصنف. و قد كان السبب الرئيسي لاعتماد هذه الطريقة هو صعوبة متابعة التدفق المالي للمخزون بصورة دقيقة باستخدام الدفاتر اليدوية لأن ذلك سيحتاج إلى جيش من كاتبي الحسابات لمتابعة كل حركة لكل صنف.
على النقيض من ذلك فإن طريقة المخزون المستمر Perpetual Inventory تستطيع متابعة حركة المخزون بدقة شديدة نظراً لأن المتابعة تتم على مستوى كل حركة للصنف الواحد و بالتالي يمكن الوصول للربحية على مستوى الحركة الواحدة ، كما لا تفترض هذه الطريقة أن التغير بالمخزون ناتج عن المبيعات حصراً حيث يمكن التعامل مع كثير من التوجيهات المحاسبية و بحيث يتم توجيه تكلفة المبيعات فقط إلى حساباتها بينما يتم توجيه صرف الأصناف الناتج عن أسباب أخرى إلى حسابات مستقلة.
استخدام هذه الطريقة يدوياً يحتاج إلى أضعاف الوقت و الجهد المطلوب مقارنة مع طريقة المخزون الدوري لأنه يتوجب لاستخدام المخزون المستمر إمساك دفاتر دقيقة يتم تسجيل كل حركة صرف و توريد بها ككمية و قيمة ايضاً مع تحرير سندات قيود لكل حركة صرف و توريد و ذلك بعد حساب و تجميع قيمة تكلفة الأصناف على مستوى المستند الواحد.
من الفقرة السابقة يتضح أن تقنيات المعلومات تستطيع توفير مساعدة حقيقية لأسلوب المخزون المستمر و ذلك لتميزها بقدرة فائقة على معالجة كم ضخم من البيانات بسرعة فائقة و بالتالي يمكنها تمثيل أسلوب المخزون المستمر بكفاءة ، و الحقيقة أن أسلوب المخزون المستمر أصبح في السنوات الأخيره أكثر جاذبية من وجهة نظر مدققي الحسابات و صانعي القرار على حدٍ سواء طالما توافرت برمجيات تساعد في تطبيقه.

تمثيل المخزون المستمر ببرمجيات إدارة الاعمال

لثمثيل المخزون المستمر بصورة صحيحة يجب وجود حساب للمخزون مفتوح بجزء الميزانية بدليل الحسابات ، و قد تسمح البرمجيات بإفراد تحليلات لهذا الحساب بالدليل عن طريق إدراج حساب لكل مخزن أو لكل فئة أو نوع من انواع المخزون. هذا الحساب سوف يعبر دائماً عن القيمة الحالية للمخزون و يجب أن تتطابق قيمته مع قيمة المخزون لو تم حسابها من واقع تجميع قيمة كل صنف على حدة كما تظهر بالجزء الخاص بالمخزون من هذه البرمجيات.
لكي تتطابق القيمة كما تظهر بدليل الحسابات مع القيمة الكلية كما تظهر بتحليل المخزون صنفاً صنفاً يجب أن يتم دائماً تحرير قيود يكون حساب المخزون فيها طرفاً مديناً كلما تمت حركة توريد بضائع و بنفس قيمة التوريد ، كما يجب تحرير قيود يكون حساب المخزون فيها طرفاً دائناً كلما تم صرف بضائع من المخازن -لغرض البيع أو غيره- مع احتساب قيمة القيد الخاص بالصرف بحيث تعبر عن أسلوب تقييم المخزون المتبع بالوحدة المحاسبية و بحيث ثظل قيمة المخزون كما يظهر بالميزانية مساوياً لإجمالي قيم الأصناف صنفاً صنفاً كما تظهر بجزء المخزون. و يبدوا هذا المبدأ بسيطاً لأول وهلة و لكنه يحتوي على العديد من التعقيدات الفنية و المحاسبية ، لذلك يجب التأكد من أن البرمجيات تتبع هذا المبدأ بدقة و ذلك قبل الوثوق بمخرجاتها خصوصاً فيما يخص قيمة المخزون و تكلفة المبيعات.
تمثيل المخزون المستمر -سواء ببرمجيات أو يدوياً- يستدعى عدم إدراج حساب للمشتريات بقائمة الدخل! و يفزع من تعودوا على طريقة المخزون الدوري عادة من ذلك ، حيث لا يتصورون كيفية إصدار قائمة دخل دون وجود قيمة المشتريات. و لكن الحقيقة أن "حساب المشتريات" يستخدم بأسلوب المخزون الدوري للوصول إلى تكلفة البضاعة المباعة و ذلك باضافته إلى قيمة مخزون أول المدة ثم طرح قيمة المخزون الحالي من الناتج في أحد كلاسيكيات الحسابات الختامية. أما طريقة المخزون المستمر فتفرد حساباً خاصاً لتكلفة البضاعة المباعة ، و يتحرك هذا الحساب (مديناً) مع كل حركة صرف بضائع تتم بنية البيع و بذلك يحتوى هذا الحساب دائماً على القيمة الحالية الدقيقة لتكلفة المبيعات سواء كان ذلك خلال النشاط العادي للوحدة المحاسبية أو بالحسابات الختامية.
و لشرح الأسلوب السابق بمثال فإن حركة المشتريات من مورد يتم تمثيلها بقيد "من المخزون - إلى المورد" و بقيمة تساوي مجمل المشتريات. و حركة المبيعات يصاحبها قيدين ، الأول للمبيعات (للإفصاح عن حركة البيع) و الثاني لتكلفة المبيعات (للإفصاح عن صرف الأصناف). قيد المبيعات يكون "من العميل إلى المبيعات" بقيمة البيع. أما قيد تكلفة المبيعات فيكون "من تكلفة المبيعات إلى المخزون" و بقيمة تكلفة البضاعة المبيعة بناءاً على أسلوب تقييم المخزون المعتمد بالوحدة المحاسبية.
كما يتضح من الفقرات السابقة، يستطيع أسلوب المخزون المستمر تتبع حركة تكلفة المبيعات صنفاً صنفاً و مستنداً مستنداً و ليس بصورة كلية إجمالية على حدود الفترة المحاسبية ، و ذلك لأن الوصول إلى قيمة قيد تكلفة المبيعات يستدعي معرفة تكلفة كل صنف من الأصناف المباعة و بالتالي يتيح هذا الأسلوب لصانعي القرار معرفة التكلفة و بالتالي الربحية بدقة شديدة و على مستوى الحركة الواحدة.
تتعامل برمجيات إدارة الاعمال التي تعتمد أسلوب المخزون المستمر مع قيود تكلفة المبيعات بأحد طريقتين.

الطريقة الأولى: إصدار قيود تكلفة المبيعات بمصاحبة مستندات البيع

اقرأ أيضاً..

• تحليل القوائم المالية باستخدام النسب
• خدمات مابعد البيع بأنظمة إدارة الأعمال
• مواكبة التطور في قوانين المحاسبة و الضرائب
• التجهيز الاحترافي لتطبيقات إدارة الأعمال
• القوائم المالية طبقاً لمعايير المحاسبة الدولية

البرمجيات التي تعتمد هذه الطريقة تقوم بإصدار قيد تكلفة المبيعات بنفس الوقت الذي يتم به إصدار قيد المبيعات و ربما يكون ذلك أثناء حفظ المستند ، أو أثناء ترحيله بناءاً على المبادىء التي تتبناها هذه البرمجيات. تقوم بعض البرمجيات بإصدار قيد واحد مركب ذي أربعة أطراف أو اكثر (لاحظ أننا أهملنا الخصوم التجارية و ضرائب المبيعات و غيرها بالمثال السابق للتبسيط) بينما تفضل بعض البرمجيات الأخرى إصدار سندي قيد منفصلين أحدهما للمبيعات و الآخر لتكلفة المبيعات ، و تسمح بعض البرمجيات ايضاً للمستخدم بتحديد قواعد إصدار و تجميع القيود المصدرة تلقائياً من البرمجيات (تسمى القيود النظامية أو System Entries).
تسمح هذه الطريقة بالتأثير على تكلفة المبيعات بمجرد تحرير -أو ترحيل- المبيعات مباشرة مما يعنى أن توافر تقارير الربحية سيكون دائماً و دقيقاً على مدار السنة المالية و بغض النظر عن إجراءات نهاية الفترة -الشهر- أو السنة ، كما أن تكلفة المبيعات و بالتالي الربحية ستكون دقيقة طالما كان تدفق المدخلات يتبع أو يماثل تدفق الأعمال و هو افتراض منطقي بمعظم الاحيان.
يعيب هذه الطريقة زيادة الوقت اللازم لحفظ المستندات أو ترحيلها لأن البرنامج يضطر إلى حساب تكلفة المبيعات و إصدار القيود التابعة مع كل حركة.
لاحظ أن بعض البرمجيات -الأقل جودة من ناحية التصميم- لا تقوم بإظهار هذه القيود النظامية التي تؤثر على تكلفة المبيعات و المخزون و تكتفي بناتجها و هو التأثير على تلك الحسابات بالقائمة المالية. و لا يحبذ كاتب هذا المقال ذلك الأسلوب لأنه ينافي مبدأ "الإفصاح" و هو أحد المبادىء الثابتة في علم المحاسبة.

الطريقة الثانية: إصدار قيود تكلفة المبيعات بصورة مجمعة بنهاية الفترة

الكثير من برمجيات إدارة الاعمال تحتوي إجراءاً يسمى "نهاية الشهر أو الفترة" و يتم تنفيذ هذا الإجراء للترحيل من الاجزاء المختلفة إلى الاستاذ العام ، أو إصدار بعض القيود و الحركات الشهرية. و تعتمد معظم هذه البرمجيات أسلوب إصدار قيد -أو قيود- مجمعة بإجمالي تكلفة المبيعات للشهر ككل. تتميز هذه الطريقة بزيادة سرعة الاستجابة أثناء حفظ المستندات عن الطريقة السابقة و ذلك لأن البرنامج ليس مضطراً لحساب تكلفة المبيعات و إصدار القيود مع كل حركة أو مستند. بينما يعيبها النظر إلى الفترة أو الشهر نظرة كلية مما قد يخفي تحليلات هامة تتعلق بتدفق العمل ، كما يعيبها ايضاً -عادة- عدم توافر إحصاءات دقيقة عن التكلفة و الربحية الفعلية لكل حركة. و الأهم من ذك أن معلومات تكلفة المبيعات و الربحية لن تتوفر إلا بعد تنفيذ إجراء "نهاية الشهر" و الذي يجب تنفيذة فقط بعد إتمام إدخال كافة بيانات الشهر و هو عادة ما يكون إجراءاً طويلاً و غالباً ما يكون من الصعب التراجع عنه بعد تنفيذه.

كيفية التأكد من سلامة حساب تكلفة المبيعات ببرمجيات إدارة الأعمال

تنطوى الإجراءات التي تقوم بها البرمجيات للوصول لتكلفة كل صنف بكل مستند على الكثير من التفاصيل ، كما تختلف هذه التفاصيل باختلاف طريقة تقييم المخزون. فما ينطبق و يطبق على أسلوب "الوارد أولاً يصرف أولاً" يختلف عما ينطبق على طريقة "المتوسط المرجح" .. الخ.
لحسن الحظ هناك أسلوب بسيط يمكن استخدامه للتأكد من سلامة الإطار العام لكيفية حساب تكلفة المبيعات بأي برنامج حسابات. لاحظ أن هذا الأسلوب يمكنه تدقيق "الإطار العام" فقط ، فقد ينجح أحد البرامج في اجتياز هذا الاختبار بينما يحتوي بعض الاخطاء البرمجية التي لا تظهر نتائجها إلا بحالات معينة.
يعتمد هذا الأسلوب على توريد صنف عدة مرات ، ثم تنفيذ الصرف ايضاً على عدة مرات و بحيث يتم صرف ما تم توريده بالكامل. بعد صرف ما تم توريده بالكامل يجب أن تصبح قيمة المخزون صفراً. كما يتضح ، فإن الإجراء سهل التنفيذ و يتميز بالمنطقية بنفس الوقت. قم بتنفيذ الخطوات التالية بالبرنامج الذي تريد اختباره:

1. قم بتهيئة البرنامج أو قاعدة البيانات جديدة ليست بها أية حركات أو أرصدة و قم باختيار أسلوب تقييم المخزون الذي تريد اختباره.
2. قم بتعريف صنف مخزون واحد (فتح بطاقة صنف) لا تقم بتحديد أية اسعار أو كميات افتتاحية
3. قم بإدخال ثلاثة حركات توريد أو مشتريات بأسعار توريد مختلفة لهذا الصنف. من الهام جداً أن تكون حركات المشتريات بأسعار مختلفة. مثلاً (كمية 5×سعر 1 - كمية 10 ×سعر 2 - كمية 6×سعر 3)
4. قم بإدخال ثلاثة فواتير مبيعات و بحيث يتم صرف كل الكمية المشتراه (جزء بكل فاتورة) و بحيث تختلف الكميات عن الكميات المدخلة بفواتير المشتريات أو التوريد. مثلاً (كمية 7 - كمية 4 - كمية 10). سعر البيع غير مهم بهذا الاختبار لأننا بصدد اختبار تكلفة المبيعات و ليس المبيعات.
5. قم بتنفيذ الإجراءات المطلوبة لحساب تكلفة المبيعات (الترحيل أو انهاء الفترة حسب البرنامج). يجب أن يكون تكلفة المبيعات تساوي قيمة المشتريات المذكورة بالنقطة 3 اعلاه و أن يكون قيمة المخزون صفراً. لاحظ أن قيمة المخزون يجب أن تكون صفراً لأن كل المشتريات تم بيعها و بالتالي تحولت إلى تكلفة مبيعات بنفس القيمة.
6. قم باعادة تنفيذ النقطتين 3 و 4 عدة مرات مع تغيير ترتيب المدخلات. مثلاً حركة مشتريات ثم حركتي مبيعات ثم حركة مشتريات أخرى و هكذا. قم بذلك عدة مرات مع تغيير ترتيب المدخلات كل مرة. بعد إدخال الستة مستندات كل مرة تأكد أن قيمة المخزون صفراً.

بهذا تكون قد تأكدت أن الإطار العام لكيفية تقييم المخزون بالبرنامج صحيح. كما ذكرت سابقاً فإن ذلك لن يفضح أية اخطاء برمجية من النوع الزئبقي الذي يظهر فقط بأحيان نادرة و لكنه يدل على أن فهم مطوري البرنامج و مبرمجيه للمبادىء التي تحكم طريقة "المخزون المستمر" هو فهم صحيح.